Wie können Business-Analysten Geschäftsanforderungen für ServiceNow-Projekte effektiv erfassen?
ServiceNow bietet Unternehmen einen wirkungsvollen Hebel zur Optimierung von Geschäftsprozessen und zur Verbesserung der Servicebereitstellung. Damit das Potenzial der Plattform voll ausgeschöpft werden kann, müssen die Geschäftsanforderungen umfassend und strukturiert erfasst werden. Business Analysten (BAs) übernehmen hierbei eine Schlüsselrolle: Sie vermitteln zwischen den Stakeholdern und dem technischen Team und übersetzen geschäftliche Anforderungen in klar definierte, technisch umsetzbare Prozesse.
Dieser praxisnahe Leitfaden stellt bewährte Methoden und Best Practices vor, die BAs einsetzen sollten, um eine ServiceNow-Implementierung konsequent an den Unternehmenszielen auszurichten. So wird sichergestellt, dass das Projekt eng an den Unternehmenszielen ausgerichtet ist und einen messbaren Mehrwert liefert.
Stakeholder proaktiv und kontinuierlich einbinden
Die Grundlage für eine effektive Anforderungserfassung ist die aktive und kontinuierliche Einbindung aller Beteiligten. Zu den Beteiligten zählen alle Personen, die ein Interesse an dem Projekt haben, von Abteilungsleitern bis hin zu Endnutzern. Ihre Erkenntnisse sind entscheidend für die Festlegung des Umfangs und der Ziele des Projekts.
Techniken für eine effektive Einbindung von Stakeholdern
| 1. | Interviews und Workshops | Führen Sie Einzelgespräche und Gruppenworkshops durch, um die Probleme, Ziele und Bedürfnisse der Stakeholder zu verstehen. Workshops eignen sich hervorragend für gemeinsames Brainstorming und die Abstimmung untereinander. |
| 2. | Umfragen und Fragebögen | Verwenden Sie Umfragen, um gezielte Rückmeldungen von größeren Gruppen, insbesondere von Endnutzern, zu sammeln und sicherzustellen, dass alle Stimmen berücksichtigt werden. |
| 3. | Stakeholder Mapping | Erstellen Sie eine Karte, um Stakeholder nach Einfluss und Interesse zu kategorisieren, sodass Sie deren Feedback priorisieren und sich auf die wichtigsten Stimmen konzentrieren können. |
Wichtige Überlegungen
Frühzeitiges Engagement: Beziehen Sie die Stakeholder so früh wie möglich ein, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse von Beginn des Projekts an berücksichtigt werden.
Kontinuierliche Interaktion: Halten Sie während des gesamten Projekts die Kommunikation offen, um auf sich ändernde Anforderungen und Feedback eingehen zu können.
Aktuelle Prozesse und Systeme in der Tiefe verstehen
Bevor Sie neue Anforderungen festlegen, sollten Sie sich einen umfassenden Überblick über die bestehenden Prozesse und Systeme verschaffen, die von ServiceNow beeinflusst werden. Dieses Wissen hilft Ihnen dabei, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und die Ausrichtung auf die Unternehmensziele sicherzustellen.
Techniken zum Prozessverständnis
| 1. | Process Mapping | Arbeiten Sie mit den Beteiligten zusammen, um visuelle Darstellungen der bestehenden Arbeitsabläufe und Systeme zu erstellen. So lassen sich Ineffizienzen und Möglichkeiten zur Automatisierung leichter erkennen. Tools wie Lucid Chart oder Microsoft Visio können bei der Erstellung von Diagrammen helfen und als Projektreferenzen dienen. |
| 2. | Gap Analyse | Vergleichen Sie die aktuellen Prozesse mit den gewünschten Ergebnissen, um Lücken zu identifizieren, die durch die Implementierung von ServiceNow geschlossen werden sollten, und stellen Sie so die Ausrichtung auf die strategischen Ziele sicher. |
| 3. | SWOT Analyse | Analysieren Sie die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken der aktuellen Prozesse, um die wichtigsten Schwerpunkte für das ServiceNow-Projekt festzulegen. |
Wichtige Überlegungen
Aktuelle Probleme dokumentieren: Konzentrieren Sie sich bei der Interaktion mit Stakeholdern darauf, Probleme mit dem aktuellen System zu erfassen. Dies wird Ihnen dabei helfen, die Anforderungen an die neue Lösung zu formulieren.
Ausrichtung sicherstellen: Verwenden Sie eine Gap Analyse, um sicherzustellen, dass das neue System die identifizierten Lücken schließt und mit den langfristigen Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
Detaillierte Szenarien und Anwendungsfälle entwickeln
Szenarien und Anwendungsfälle sind leistungsstarke Werkzeuge, um die Funktionsweise des neuen Systems zu visualisieren und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Anforderungen erfasst werden. Sie vermitteln ein klares Bild der Systeminteraktionen und helfen den Beteiligten, die Auswirkungen ihrer Anforderungen zu verstehen.
Techniken zur Entwicklung von Szenarien und Anwendungsfällen
| 1. | User Stories | Schreiben Sie einfache User Stories im folgenden Format: „Als [Benutzer] möchte ich [Aktion], damit [Vorteil].“ Dadurch werden komplexe Anforderungen aufgeschlüsselt und sichergestellt, dass das System den tatsächlichen Anforderungen entspricht. |
| 2. | Use Case Diagrams | Erstellen Sie visuelle Diagramme, um zu zeigen, wie Benutzer (Akteure) mit dem System interagieren, und helfen Sie dabei, alle möglichen Interaktionen und Systemfunktionen abzubilden. |
| 3. | Mockups und Prototypen | Entwickeln Sie Mockups oder Prototypen, um den Beteiligten eine visuelle, greifbare Darstellung des Systems zu bieten, wodurch es einfacher wird, Feedback zu sammeln und Anforderungen zu verfeinern. |
Wichtige Überlegungen
Komplexe Anforderungen vereinfachen: Verwenden Sie User Stories und Anwendungsfalldiagramme, um komplexe Anforderungen in leicht verständliche Komponenten zu zerlegen.
Umfassende Abdeckung sicherstellen: Anwendungsfälle helfen dabei, sicherzustellen, dass alle möglichen Interaktionen berücksichtigt werden, wodurch Lücken in der Funktionalität des Systems vermieden werden.
Nutzen Sie die integrierten Tools von ServiceNow
ServiceNow bietet mehrere Tools zur Vereinfachung und Optimierung der Anforderungserfassung.
Wichtige ServiceNow-Tools für die Anforderungserfassung
| 1. | Agile Entwicklung | Verwalten Sie Anforderungen als User Stories und Aufgaben, sodass alles organisiert und mit den Projektzeitplänen abgestimmt ist. |
| 2. | Knowledge Base | Speichern und teilen Sie Anforderungen und Aktualisierungen für Transparenz und einfachen Zugriff. |
| 3. | Workflow Design | Visualisieren und ordnen Sie Arbeitsabläufe, um sicherzustellen, dass die Prozesse mit den Projektzielen übereinstimmen. |
| 4. | ServiceNow Configuration Management Database (CMDB) | Verstehen Sie die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Komponenten, um eine reibungslose Systemintegration in die bestehende Infrastruktur zu gewährleisten. |
Wichtige Überlegungen
Anforderungen organisieren und verfolgen: Verwenden Sie agile Entwicklungswerkzeuge in ServiceNow, um Anforderungen zu organisieren und den Fortschritt einfach zu verfolgen.
Workflows visualisieren und aufeinander abstimmen: Der Workflow Designer hilft bei der Abbildung von Prozessen, um die Ausrichtung auf die Unternehmensziele sicherzustellen.
Kontinuierliche Validierung und Feedback sicherstellen
Die Erfassung von Anforderungen ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßig überprüft werden muss, um mit den Unternehmenszielen im Einklang zu bleiben.
Techniken zur kontinuierlichen Validierung
| 1. | Regelmäßige Überprüfungssitzungen | Halten Sie regelmäßig Besprechungen mit den Beteiligten ab, um die Anforderungen zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen, damit sie mit den Projektzielen übereinstimmen. |
| 2. | Pilotversuche | Führen Sie vor der vollständigen Einführung Pilotversuche mit einer ausgewählten Gruppe von Benutzern durch, um Feedback aus der Praxis zu sammeln, und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor. |
| 3. | Feedback Loops | Schaffen Sie kontinuierliche Feedback-Schleifen, um auch nach Festlegung der ursprünglichen Anforderungen die Beiträge der Stakeholder zu erfassen und sicherzustellen, dass Änderungen oder neue Anforderungen umgehend berücksichtigt werden. |
Wichtige Überlegungen
Ausrichtung beibehalten: Regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass die Anforderungen mit den Geschäftszielen übereinstimmen.
Schnell iterieren: Nutzen Sie Pilotversuche und Feedback-Schleifen, um schnelle Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass das System den Anforderungen der Benutzer entspricht.
Dokumentieren Sie alles gründlich und gewährleisten Sie die Rückverfolgbarkeit.
Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Rückverfolgbarkeit sind unerlässlich, um den Überblick über die Anforderungen zu behalten und sicherzustellen, dass während des Implementierungsprozesses nichts übersehen wird.
Techniken für eine effektive Dokumentation und Rückverfolgbarkeit
| 1. | Detaillierte Anforderungsdokumentation | Erstellen Sie umfassende Dokumente, die Anforderungen, Annahmen, Einschränkungen und Abhängigkeiten abdecken. Diese dienen als Leitfaden für Ihr Projekt- und Entwicklungsteam. |
| 2. | Rückverfolgbarkeitsmatrix | Verwenden Sie eine Matrix, um jede Anforderung mit den entsprechenden Phasen der Konzeption, Entwicklung und Prüfung zu verknüpfen. So stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen erfüllt werden, und können Lücken leichter erkennen. |
| 3. | Versionskontrolle | Verfolgen Sie Änderungen an Anforderungen im Laufe der Zeit mit einer Versionskontrolle, um eine klare Dokumentation zu gewährleisten und Scope Creep zu vermeiden. |
Wichtige Überlegungen
Führen Sie sorgfältige Aufzeichnungen: Eine detaillierte Dokumentation stellt sicher, dass alle Anforderungen erfasst werden und das Projekt planmäßig verläuft.
Vollständigkeit sicherstellen: Eine Rückverfolgbarkeitsmatrix hilft sicherzustellen, dass alle Anforderungen berücksichtigt werden und keine Lücken bei der Umsetzung entstehen.
Schlussfolgerung
Die Erfassung der Geschäftsanforderungen für ein ServiceNow-Projekt ist herausfordernd und gleichzeitig von entscheidender Bedeutung. Sie erfordert eine sorgfältige Planung, die kontinuierliche Einbindung der Stakeholder und ein solides Verständnis der Prozesse im Unternehmen. Klare und genau definierte Anforderungen sind der Schlüssel zum Erfolg eines ServiceNow-Projekts. Mit diesen Strategien legen Sie von Anfang an den Grundstein für den Erfolg Ihres Projekts.
